PRAKTIKUM 01-MANAJEMEN DOKUMEN DENGAN MICROSOFT WORD

 

PELAKSANAAN PRAKTIKUM

MANAJEMEN DOKUMEN DENGAN MICROSOFT WORD

Tujuan :

1.     Mahasiswa diharapkan dapat menjelaskan konsep tentang Microsoft Word

2.     Mahasiswa diharapkan dapat memahami cara penggunaan Microsoft Word

Materi :

1.     Ruang Kerja Word.

2.     Membuat Dokumen Baru.

3.     Merencanakan Dokumen.

4.     Memasukkan Halaman Judul.

5.     Dasar Pengeditan Text dan Format Font dan Paragraf.

 

1.1.  Ruang Kerja Word

Seperti dilihat melalui Excel dan PowerPoint, Microsoft telah mencoba untuk menjaga Ribbon dan area kerja sangat mirip sehingga pengguna dapat cepat menangkap antar aplikasi. Microsoft Word tidak berbeda dan memiliki fungsi yang mirip dengan Excel dan PowerPoint.

Name	Description
Ruler	Ruler berfungsi sebagai penunjuk untuk meluruskan elemen antar dokumen.
Page Number in Document	Menunjukkan halaman pada dokumen dan berapa banyak halaman.
World Count	Menghitung total kata diketik.
Language	Identifikasi bahasa dan kamus dipakai.
Print Layout	Tampilan utama dan menunjukkan segala aspek pada dokumen.
Full Screen Reading	Membuat dapat melihat dokumen tanpa alat edit.
Web Layout	Tampilan untuk membuat dokumen yang bisa disiarkan ke web.
Outline	Memberikan tampilan garis besar dokumen tanpa gambar dan bagan
Draft	Sama dengan tampilan normal Office 2003.

 

1.2.  The Ribbon

Perintah dan fungsi yang tersedia pada Ribbon dikelompokkan pada tab berikut. Seperti dapat dilihat bahwa Word 2016 dan Word 2007 sangat mirip kecuali pada bagian tab File.

Name	Description
Home	Tab ini berisi perintah Clipboard dasar, Formatting, Style Commands, Insert, Delete, ditambah fungsi lain atas perintah pengedit Slide.
Insert	Tab ini berisi perintah untuk memasukkan sesuatu ke dalam Slide seperti Shapes, gambar, SmartArt, bagan, ditambah Header, Footer, dan fungsi terkait lainnya.
Page Layout	Tab ini berisi perintah untuk mengubah dokumen atau properti halaman ukuran, warna, dan Layout.
References	Tab ini berisi fungsi untuk membuat daftar isi, catatan kaki, kutipan, keterangan, dan
Mailing	Tab ini berfungsi untuk membuat surat atau dokumen otomatis.
Review	Area ini berfokus untuk fungsi mengedit seperti Spelling, Thesaurus, Comments, dan Protection.
View	Mencangkup perintah utuk mengontrol tampilan dari Slide

1.3.  Membuat Dokumen Baru

Ketika membuka aplikasi Word, sebuah dokumen kosong akan secara otomatis terbuka. Jika anda ingin membuka dokumen baru atau menggunakan contoh yang ada, lakukan hal-hal berikut:

1. Klik pada Tab File pada pojok kiri atas (Untuk Office 2007, klik logo Office lalu New).

2. Pilih tombol New di bawah.

3. Akan didapatkan opsi untuk memilih menggunakan dokumen kosong atau contoh.

4. Ketika selesai, maka Word akan membuka sesuai dengan keinginan

1.4.  Merencanakan Dokumen

Alat yang dapat digunakan untuk merencanakan dokumen adalah tampilan outline (garis besar). Hal ini membuat pengguna dapat membuat heading dan subheading dan badan text secara cepat sehingga memiliki kerangka kerja.

1.   Pada dokumen baru, tambahkan garis kosong. Cukup tekan tombol Enter sebanyak lima (5) kali. Selanjutnya klik tombol Show/Hide Marks pada tab Home. Hal ini akan menunjukkan semua penanda yang ada pada dokumen seperti spasi, enter, dan petunjuk. Alat sederhana ini sangat hebat ketika memulai untuk mendesain dan Format dokumen.

2.   Masuk ke menu View dan tekan tampilan outline . Tampilan outline akan menciptakan poin berdasarkan Headings dan Styles.

 

3.   Pada poin terakhir, klik anak panah hijau ganda kiri. Hal ini akan membuat poin terakhir menjadi Heading 1, pada text box akan menjadi Word kata 1. Lalu ketik “Excecutive Summary” dan klik enter.

4.   Lalu ketik :”Overview” dan klik enter. Ulangi dan masukkan pada garis-garis berikut, “Product Review”, “Partner Review”, “Sales & Profit Analysis” dan “Next Year Plan”.

5.   Kembali ke Partner Review, Pada akhir dari kata klik enter untuk membuat sebuah garis baru. Lalu ketikkan “Komputindo Review”. Untuk membuat ini menjadi heading kedua kita klik anak panah hijau tunggal. Text akan berpindah dan text box akan berubah menjadi level 2.

6.   Selanjutnya tekan enter dan buat garis lain. Ketikkan “Market Coverage” lalu tekan enter. Ulangi dan buat sebuah garis lain bernama “Sales Performance”. Pilih kedua garis dan tekan anak panah hijau tunggal kanan untuk mengubahnya menjadi level 3.

7.   Sekarang pilih Komputindo dan ganti levelnya menjadi tiga poin. Tekan Ctrl+C (Salin) lalu Ctrl+V (Tempel) sampai mempunyai tiga set. Ganti Komputindo yang lain menjadi Laptopindo dan PC Indo secara berurutan.

1.5.  Memasukkan Halaman Judul

Ada dua cara utama untuk membuat sebuah halaman judul. Yang pertama adalah menggunakan fungsi yang telah ada pada Word atau dibuat secara manual. Ketika membuat secara manual, secara dasar yang dilakukan adalah memasukkan gambar serta memodifikasi Layout dokumen. Pada latihan ini, digunakan fungsi yang telah ada:

1.   Pindahkan garis pertama pada dokumen. Pada tab Insert pilih Cover Page, Hal ini akan membuka galeri dengan contoh cover yang berbeda. Pilih Titles sebagai halaman judul. Sebuah halaman dan objek akan masuk secara manual.

2.   Ketika melihat pada halaman, ada semacam tempat text dengan instruksi ketikkan judulnya. Klik pada tempat yang bertuliskan “type The document title” dan ketikkan “Annual Product Report.”

3.   Jika text terlalu besar dan terbagi menjadi dua baris. Pilih text dan kurangkan ukuran Font menjadi 36pt. Langkah dapat melakukan ini secara cepat dengan klik tombol pengecil Font satu kali.

4.   Halaman judul memiliki tempat untuk sub-title. Klik pada tempat dan ketikkan text berikut “This document reviews The Sales Performance of The Office 2016 product in Jakarta, Surabaya and Bali markets. It also looks at The performance of The partners within this region. Form this review The Next Year Plan is developed.”

5.   Jika menggunakan komputer pribadi, nama otomatis dimasukkan. Jika menggunakan komputer sekolah atau kantor dapat diganti dengan nama pribadi.

6.   Di bawah halaman tambahkan alamat dan pada atas halaman tambahkan nama perusahaan “Action Pty Ltd.”

1.6.  Dasar Pengeditan Text dan Format Font dan Paragraf

Biasanya ditemukan fungsi pengedit text dasar dan Font dan paragraf pada tab Home yang pengguna sering gunakan. Untuk mengetik ke dalam Word cukup ketik mouse ke garis. Jika memiliki tanda paragraph, maka dapat melihat garis. Untuk membuat baris baru cukup klik enter. Akhir dari garis biasanya diberi tanda “¶”. Dimulai dari atas halaman dan ketik “Contents”. Lalu pindahkan ke bawah tiga baris, di atas Excecutive Summary, pada tab Insert pilih Page Break. Hal ini akan membuka halaman baru. Sekarang ada tiga halaman seperti berikut. Hapus baris di atas Excecutive Summary, cukup tekan delete. Hal ini akan menghapus barisnya.

 => halaman 1

 => halaman 2

 => halaman 3

Setelah kata Excecutive Summary, tekan enter dua kali. Hal ini akan memberi dua garis baru dengan Format dasar. Setelah mengetik text (atau salin) maka siap untuk memFormat bagian. Biasanya sebuah executive summary (ringkasan eksekutif) pendek dan menyangkup seluruh isi dokumen. Untuk membuat Excecutive Summary menarik, ganti Layout dari halaman terdahulu:

1.   Pilih text pada Excecutive Summary. Lalu pada tab Page Layout pilih Columns. Hal ini akan membuka galeri. Pilih Three. Ketika melakukan, ini text akan secara otomatis berganti menjadi tiga kolom. Jika disadari, sebelumnya dan setelah text ada sebuah baris dengan Section break di atasnya. Garis ini menunjukkan bahwa Format hanya diaplikasikan pada seksi ini saja dan hanya muncul dengan tanda paragraph.

2.   Sekarang pada kolom kelihatan agak menjauh, dapat diganti ukuran kolom dengan mengatur lebar dari ruler (penggaris) di atas. Ketika klik penanda/ujung dari kolom pada ruler di atas sebuah garis akan muncul. Ketika menahan mouse geser ke kanan. Hal ini akan membuat kolom menjadi lebih lebar dan mengurangi jarak di antara kolom.

       

Untuk membuat pembaca tertarik pada paragraf pertama, digunakan teknik yang akan memperbesar huruf pertama dari paragraf. Pada Office 2016, dapat menggunakan fungsi Drop Cap:

1.   Klik kursor di depan huruf A pada paragraf pertama.

2.   Pada tab Insert, klik Drop Cap. Hal ini akan membuka sebuah galeri. Lalu klik Dropped. Dengan ini Huruf A akan diperbesar dan diletakkan di dalam kolom.

3.   Pilih huruf A. Lalu pada tab Home klik tombol Italic. Hal ini akan membuat huruf A agak condong ke kanan. Jika menyukai text agak besar, dapat di-klik tombol Bold.

italic (miring), Bold (tebal), dan Underlines (garis bawah) adalah cara sederhana menarik perhatian pada kata tertentu, baris, atau paragraf. Hal ini cukup bagus untuk menarik perhatian tetapi tidak mengganggu pembaca dengan apa yang ingin mereka fokus untuk membaca. Pada bagian ini gunakan fungsi Italic untuk menandai nama daerah, Jakarta, Surabaya, dan Bali. Tebalkan sisa kata Action Pty Ltd dan semua referensi ke Office, persentase, atau nilai.

Jika disadari, kolom tidak sejajar pada sisi kiri dengan benar karena ada beberapa kata yang terbawa ke bawah dan menunggalkan jarak kosong besar. Dapat dipecahkan dengan mengganti atribut paragraf menjadi Justified. Hal ini mensejajarkan text sehingga akan sejajar dengan kolom.

1.     Pilih seluruh text.

2.     Pada tab Home, klik tombol Justify.

Pada paragraf kedua, terdapat referensi tanggal, 20th December 2009. Untuk membuat tanggal menjadi lebih baik dengan menaikkan huruf “th”. Pilih huruh th dan klik tombol superscript pada tab Home. Jika ingin membuat huruf ke bawah, dapat digunakan tombol subscript. Pada bagian ini, digunakan referensi daftar untuk menandai partner dan lokasi. Untuk membuat daftar menjadi lebih terlihat, dapat digunakan poin Bullets:

3.     Pilih text Komputindo – Surabaya, Laptopindo – Jakarta, PC Indo – Bali

4.     Pada tab Home, klik tombol bullets. Hal ini akan menambahkan poin bullet secara otomatis pada depan kata dan menggerakkan mereka ke kanan. Karena ini dilakukan secara otomatis maka poin bullet akan memakan dua baris serta dapat menyelesaikannya dengan menggeser bullet ke kiri.

5.     Untuk menggeser bullet ke kiri, klik pada penanda kotak bawah ruler. Sambil menahan tombol mouse, geser ke kiri sampai kata berada pada satu baris. Dengan menggeser penanda kotak bawah, maka akan menggeser seluruh garis. Jika menggeser penanda segitiga bawah, maka menggerakkan kata ke kiri dan tidak pada poin bullet-nya. Jika menggeser segitiga atas, hanya menggerakkan poin bullet-nya.

Untuk melengkapi halaman, perlu ditambahkan tanda tangan dan tempat. Pada beberapa perusahaan laporan menggunakan tanda tangan digital sedangkan lainnya memerlukan pegawai mereka menandatangani secara fisik:

1.     Setelah Section break di bawah, tekan enter empat kali. Hal ini akan menciptakan 4 baris.

2.     Pada garis ke empat ketikkan, “Written By”. Lalu tekan enter 5 kali.

3.     Pada garis ke lima ketikkan, “Product Manager” lalu tekan enter. Pada garis di bawah tambahkan “Sales & Marketing Division” dan “Action Pty Ltd” pada garis yang bersangkutan.

4.     Ada berbagai macam cara pada berbagai perusahaan. Beberapa mengharapkan tanda tangan dan lokasi berada di sisi kiri dokumen dan beberapa lebih suka di kanan. Untuk emnggerakkan huruf ke kanan kita perlu memilih huruf dan baris yang ingin kita pindahkan dan kita cukup klik dan geser penanda kotak pada marker ke posisi yang kita inginkan. Beberapa orang senang menggunakan fungsi righ alignment. Pilih baris dan tekan tombol Align Text Right pada tab Home.

5.     Untuk baris tanda tangan terdapat beberapa opsi. Opsi pertama adalah mengunakan underscore, “_” yang akan membuar garis underscore. Opsi kedua adalah menggunakan fungsi bottom border. Cara ketiga adalah memasukkan baris.

Sekarang mari berpindah pada bagian Overview. Pada bagian ini akan dipelajari mengenai bullets dan numbering lebih dalam. Pada bullets dan numbering, dapat dibuat hirarki atau sub level untuk menunjukkan informasi:

1.     Pilih nama tim dari bagian Overview. Lalu pada tab Home klik tombol numbering. Akan muncul angka pada nama mulai 1 sampai 6. Jika ingin memilih Format berbeda, klik pada menu pilihan. Akan ada sebuah galeri dan sub menu. Change list level bisa berarti menaikkan ke atas atau ke bawah satu level. Define New Number Format berarti dapat memodifikasi Font dan gaya. Set Numbering Value membuat mengganti awal dari daftar baru atau melanjutkan dari daftar lama.

2.     Untuk menunjukkan bahwa angka 2 dan 3 menggunakan sublevel nomor 1, perlu sedikit modifikasi. Pilih 2 dan 3. Lalu tekan tab, hal ini akan menekan mereka ke kanan dan mengubah mereka menjadi sublevel dari angka 1. Sekarang 2 dan 3 adalah “a” dan “b”. Jika menekan tombol Increase indent pada tab Home, akan terjadi hal sama. Untuk mengembalikannya, tekan shift+tab atau klik tombol decrease indent.

3.     Jika tidak ingin menggunakan alphabet pada sublevel, dapat diganti. Pilih semua nama. Pada tab Home, klik menu pilihan pada multilevel list. Hal ini akan membuka sub-menu. Pilih Format yang disuka dari galeri.

Sekarang bullet dapat dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan:

 

1.       Pilih nama partner pada bagian Overview. Lalu pada tab Home klik menu pilihan dari tombol bullet. Lalu pilih Define New Bullet. Hal ini akan membuka jendela Define New Bullet.

2.       Klik pada tombol Picture pada jendela. Sebuah jendela baru akan terbuka bernama Insert Picture. Jika memiliki akses internet, maka dapat mencari dan memasukkan gambar dari Bing atau juga dapat memasukkan gambar dari komputer.

3.       Klik OK pada jendela Define New Bullet untuk memasukkan.

Untuk menyelesaikan bagian ini mari atur spasi paragraf dan baris. Hal ini akan membantu membuat dokumen menjadi kelihatan profesional:

1.     Pilih semua text pada bagian ini.

2.     Klik Justified pada tab Home.

3.     Sekarang klik pada tombol Line and Paragraph spacing pada tab Home. Lalu pilih Line spacing points. Hal ini akan membuka jendela Paragraph. Jika ingin untuk memiliki semua text memiliki spasi 1.15/2 baris spasi pilih opsi yang tersedia pada submenu. Jendela paragraf akan mengatur spesifikasi umum pada indentasi paragraf dan spasi. Sebuah gambaran akan ditunjukkan pada bawah jendela.

4.     Ganti Line Spacing menjadi 1.5 Lines

Pengaturan Line spacing sebelum dan sesudah membuat pengguna menciptakan tambahan spasi jika diperlukan. Biasanya digunakan untuk membuat Format baris secara manual atau paragraf dengan tujuan khusus. Pada bagian Product Overview, perlu mereferensikan website Microsoft karena menyalin beberapa informasi mengenai Office. Ada banyak cara untuk mereferensikan website; dapat menggunakan fungsi footnotes (catatan kaki), citation (kutipan)/referencing (rujukan) atau ketik langsung detailnya. Jika ingin menggunakan alat-alat tadi keuntungan terbesar adalah membuat list referensi selesai secara otomatis:

1.     Pilih text pada bagian Product Overview kecuali pada paragraf terakhir.

2.     Buatlah semua text yang dipilih Italic.

3.     Pada tab Reference, klik Insert footnote. Hal ini akan secara otomatis membuat footnote position dan angka. Ketikkan, “This inFormation was taken from Microsoft Office website.”

    

4.     Klik baris terakhir dari text Italic. Lalu klik Insert citation pada tab Reference. Hal ini akan membuka jendela Edit Source. Masukkan data yang dibutuhkan. Setelah selesai, Word akan menempatlan kutipan (Microsoft, 2011) pada paragraf.

1.7.     Menambahkan Wow ke Laporan

1.      Menambahkan Bagan pada Laporan.

2.      Memasukkan WordArt.

3.     Memasukkan Gambar.

4.     Menggunakan SmartArt untuk Mempermanis.

5.     Menggunakan Header dan Footer.

6.     Memasukkan Tabel Referensi.

Untuk mendapatkan ulasan bagus dari dokumen sangat sederhana. Cukup ikuti tiga aturan sederhana. Membuat dokumen yang manis, pastikan isinya akurat dan singkat dan memberikan semacam pengarah atau kesimpulan. Tetapi jika hasilnya buruk, seberapa manisnya dokumen tidak dapat mengubah hasil yang buruk itu.

1.8.     Menambahkan Bagan Ke Laporan

Bagan adalah cara untuk menunjukkan angka dan tren secara cepat tanpa membuat pengguna membaca seluruh paragraf yang berisi data dan tabel kompleks. Ada dua cara penambahan bagan ke laporan.Cara yang pertama adalah membuat langsung ke dalam Word menggunakan tab Insert dan yang kedua menyalin dari Excel atau PowerPoint. Dilihat dari dua tipe bagan untuk bagian Partner Review pada laporan. Yang pertama adalah bagan Paid dan yang kedua adalah bagan Kolom:

1.     Letakkan kursor di bawah Bali Sales pada bagian Sales Performance. Pada tab Insert pilih Pie. Lalu klik 3D Exploded Pie Chart. Hal ini akan memasukkan bagan paid an membuka buku kerja Excel.

2.     Pada buku kerja Excel, hapus baris keempat. Setelah itu ketikkan text dan angka dengan “Jakarta 57,950.00, Surabaya 569,568.75, dan Bali 56,468.75” berurutan. Setelah diketikkan detail dari bagan pai akan mulai berubah otomatis.

3.     Biasanya ketika membuat bagan pai pada Word, akan ada empat set data. Untuk menghapusnya, dihapuskan datanya. Lalu ubah ukuran kotak biru sehingga hanya mencangkup data. Bagan pai adalah cara untuk menunjukkan seri data tunggal dan/atau porsi data/persentase

4.     Ketika sudah menyelesaikannya, cukup tutup buku kerja Excel. Tidak perlu menyimpan file tersebut karena akan tersimpan otomatis. Kapan pun ingin mengganti data, pada bagan yang perlu dilakukan hanya klik pada tombol Select Data pada tab Design. Hal ini akan membuka buku kerja kembali.

5.     Jika ingin mempercantik bagan pai, putar bagan pai sehingga lebih mudah untuk melihat bagian yang lebih kecil. Klik dua kali pada bagan, hal ini akan membuka jendela Format Chart Area. Pilih Effect, lalu klik pada 3-D Rotation. Ganti nilai X menjadi 140. Hal ini akan memutar bagan sebanyak 140 derajat.

6.     Lalu pada tab Design, klik Quick Layout, dan pilih Layout 1. Hal ini akan menghapuskan legenda dan menambahkan data label pada bagan pai. Klik pada label dan naikkan ukuran Font ke 14 dan tebalkan text. Sekarang klik pada tiap individual data label dan pindahkan, sehingga akan lebih mudah untuk dibaca.

7.     Karena badan laporan putih, hapus bingkai di sekeliling bagan. Pilih bagan pai. Lalu pada tab Format, pilih Shape Outline. Lalu pilih no outline. Ganti ukutan bagan dan pindahkan ke bagian kanan halaman.

Dengan data, dibuat tabel yang dapat dipresentasikan:

1.       Pada tab Insert, klik Table. Hal ini akan membuka sub menu. Pilih 5 baris dan 2 kolom. Hal ini akan memasukkan tabel ke dalam dokumen.

2.       Ketikkan informasi sesuai yang ditampilkan di kanan.

3.       Untuk membuat tabel menjadi lebih atraktif jika perlu menambahkan warna. Pilih tabel. Pada tab

4.       Design, buka galeri table Styles. Pilih Medium Shading 1 Accent 2.

5.       Pada tab Design, centangi Total Row box pada Tabel Style Options. Hal ini akan membuat dua garis untuk membedakan baris terakhir.

Pada bagan selanjutnya, mengambil data dari buku kerja Excel yang dibuat untuk membantu menyajikan penjualan partner per bulan. Untuk menampilkan data, dapat menggunakan bagan 3D Column:

1.     Bukalah buku kerja Excel. Cari data yang berhubungan dengan penjualan bulanan. Pilihlah data yang relevan.

2.     Pada tab Insert, pilih Column. Lalu pilih 3D Clustered Column.

3.     Pilih bagan, lalu Ctrl + x, untuk memotong bagan. Bebrapa baris bawah tabel pada dokumen tekan Ctrl + v untuk menempel bagan. Bagan sekarang siap untuk dimodifikasi.

4.     Renggangkan bagan sehingga selebar halaman. Lalu hapuskan legenda.

5.     Pada tab Format, klik Shape Effect. Pilih 3-D Rotation, lalu 3-D Rotation Options. Hal ini akan membuka Format Chart Area. Hilangkan centang pada Right Angle Axis box. Hal ini akan menunjukkan bagan dalam pandangan perspective.

6.     Pada tab Design, klik Add Chart Element, pilih Axis, lalu Primary Vertical Axis. Pilih more Primary Axis vertical Options. Pada Format Axis ganti Display Units menjadi Thousands dan pastikan bahwa ada tanda centang pada Show Display Units. Lalu klik OK.

7.     Pilih Chart Title pada tab Layout. Lalu pilih Above Chart. Ganti text dengan “Monthly Sales”.

8.     Pilih bagan. Lalu klik Shape Outline pada Format Chart lalu pilih no outline.

9.     Pada Add Chart Element di tab Design pilih Chart Wall lalu pilih More Walls Options. Hal ini akan membuka jendela Format Walls. Pada bagian Fill pilih solid fill. Lalu pilih light orange. Lalu tekan close.

10.   Dari Add Chart Element di tab Design pilih Chart Floor lalu pilih More Floor Options. Hal ini akan membuka jendela Format Floor. Pada bagian Fill pilih solid fill. Lalu pilih Red. Lalu tekan close.

1.9.     Mengaplikasikan WordArt

Pada bagian Sales dan Profit Analysis, salin dan tempel bagan yang berbeda untuk menunjukkan kinerja organisasi dan buatlah bagan untuk profit. Dan di bawah bagan untuk tipe profit dan total profit yang didapat. Gunakan WordArt dan Format text tersebut.

1.     Ketikkan “Profit over The year Rp 839,659,300”. Pilih text dan pada tab Insert pilih WordArt. 2. Lalu pilih Fill – Red, Accent 2, Warm matte bevel. Hal ini akan mengganti Font.

2.     Selanjutnya pada tab Format, klik tombol Text Effects. Lalu pilih 3D Rotation. Untuk membuat efek 3D, dapat memilih 3D Rotation Options. Putar huruf sampai cocok dengan grafik yang dimasukkan. Trik yang bagus adalah dengan menggunakan rotation yang tersedia dulu baru nanti akan dibetulkan manual.

3.     Pada Text Effects, pilih Shadow. Pilih Perspective Diagonal Upper Right Shadow.

1.10.  Memasukkan Gambar

Memasukkan kombinasi tempat untuk bentuk dan gambar dapat mengubah dokumen secara dramatis. Untuk memberikan dokumen efek Wow, modifikasi halaman Excecutive Summary Page:

 

1.     Untuk memulai, masukkan tanda tangan dari manajer produk. Klik Picture pada tab Insert, Pilih file bernama sig.jpg. Lalu klik Insert.

2.     Memodifikasi gambar menggunakan alat Wrap Text pada tab Format. Ada banyak pilihan. Pada latihan kali ini, menggunakan “In Front of Text”, posisi gambar akan menindih tulisan mana pun pada dokumen. Sekarang pindahkan gambar pada kolom tanda tangan pada pojok kiri bawah

3.     Tandatangan dapat diubah sehingga ukurannya cocok dengan kolom. Karena tanda-tangan tersebut memiliki latar belakang, dihapusnya menggunakan alat Remove Background pada tab Format. Cukup klik tombol Remove Background. Lalu posisikan tempat sehingga latar belakang hilang. Seperti pada PowerPoint, dapat ditambahkan atau membuang bagian tertentu jika diperlukan menggunakan alat mark area menggunakan Set Transparent Colour untuk Word 2007.

4.     Pada bagian atas halaman. Untuk menarik perhatian pengguna akan judul, Excecutive Summary mari buat gambar header. Klik Picture pada tab Insert. Pilih file bernama green.jpg. Lalu klik Insert. Secara standar, gambar akan dimasukkan ke dalam dokumen dengan Layout In Line With Text. Ganti menjadi Behind Text menggunakan Wrap Text pada tab Format.

5.     Ganti ukuran gambar sampai menutupi bagian dokumen seperti contoh. Klik Picture pada tab Insert. Lalu pilih file man.png. Klik Insert. Ganti menjadi In Front of Text menggunakan Wrap Text pada tab Format.

6.     Posisikan bagian kanan dokumen. Karena gambar menghadap arah yang salah, perlu dibalik. Pada tab Format klik Rotate. Hal ini akan membuka sub menu. Pilih Flip Horizontal untuk membuat gambar menghadap arah sebaliknya.

7.     Tambahkan WordArtsehingga judul menonjol. Pilih kata “Excecutive Summary”. Lalu klik Text Effects pada tab Home. Pilih Fill Blue Text 1 Inner Shadow.

8.     Naikkan ukuran Font menjadi 36pt menggunakan tombol Grow Font pada tab Home. Lalu hapus bagian kosong di atasnya sehingga ada di atas. Ganti warna Font menjadi blue (biru) menggunakan tombol Font Colour pada tab Format.

9.     Sekarang tambahkan baris kosong di bawah sehingga badan text tidak ditutupi oleh header.

10.  Pada tab Insert, klik Shapes. Pilih bentuk Rectangle (Persegi panjang). Gambar persegi panjang dokumen menutupi semua badan. Ganti menjadi Behind Text menggunakan Wrap Text pada tab Format.

11.  Ganti warna bentuk menjadi blue (biru) menggunakan tombol Shape Fill pada tab Format. Lalu hapus outline menggunakan tombol Shape Outline.

12.  Pilih badan text. Lalu pada tab Home, klik Font Colour dan pilih white (putih). Hal ini akan mengganti semua Font menjadi putih. Jika tanda tangan masih berwarna hitam. Cara yang paling sederhana adalah mengatur Brightness and Contrast. Pada tab Format klik Corrections lalu Picture Correction Options. Jendela Format Picture

akan terbuka. Di bawah Picture Corrections buat brightness dan contrast menjadi 100%. Hal ini merubahnya menjadi putih.

Untuk membuat halaman judul menjadi lebih menarik, letakkan gambar produk serta WordArt untuk nama perusahaan:

1.   Pada halam judul klik Picture pada tab Insert. Pilih nama file Office.png. Lalu klik Insert.

2.   Ubah ukuran gambar dan potong sehingga bayangan tidak terlihat. Fungsi crop dapat ditemukan pada tab Format. Klik tombol crop lalu potong gambar seperlunya. Lalu letakkan gambar pada pojok kiri bawah.

3.   Ganti nama perusahaan. Klik Text Effects dan pilih Fill Blue Text 1 Inner Shadow. Lalu tingkatkan ukuran Font menjadi 36pt menggunakan tombol Grow Font pada tab Home.

Mari lihat seluruh dokumen serta masukkan semua gambar yang ingin ditunjukkan:

1.     Pada halaman Overview. Klik Picture pada tab Insert. Pilih file bernama building.jpg. Lalu klik Insert

2.     Ganti ukuran gambar sehingga ukurannya ⅓ halaman. Lalu ganti menjadi Layout Square menggunakan Wrap Text pada tab Format. Sekarang pindahkan gambar ke pojok kanan atas di bawah heading.

3.     Untuk memberikan kesan wow pada gambar, gunakan desain yang ada pada galeri Picture Style di tab Format. Pilih Bevel Perspective Left, White. Batasan gambar kelihatan terlalu besar dan perlu dikecilkan. Klik Picture Border pada tab Format. Ganti weight menjadi 4½ pt dan warna orange (oranye).

4.     Pada tab Format, pilih Picture Effects lalu Shadow. Sekarang pilih Perspective Diagonal Upper Right. Pergi ke halaman Overview. Klik Picture pada tab Insert. Pilih file bernama market.jpg. Lalu klik Insert.

5.     Pada galeri Picture Style pada tab Format. Pilih Bevel Perspective. Atur ukuran gambar dan letakkan di sebelah kanan market details. Pada Picture Effects pilih Shadow. Pilih Below. Hal ini akan memberikan efek gambar melayang di atas

1.11.  Menggunakan SmartArt untuk mempermanis

Bagan SmartArt adalah representasi visual atas informasi dan ide, dapat digunakan dengan memilih dari berbagai macam Layout untuk menyampaikan pesan secara cepat, mudah, dan efektif. Pada bagian akhir dokumen ini akan menggunakan SmartArt untuk menunjukkan analisa SWOT:

 

1.     Pada halaman Next Year Plan. Pilih tab Insert, klik SmartArt. Pilih Title Matrix. Hal ini akan memasukkan objek ke dalam dokumen.

2.     Ketikkan sesuai contoh di kanan. Hal ini akan otomatis memasukkannya pada shape.

3.     Untuk mengganti warna dari bentuk klik tombol Change Colour, lalu pilih Colourful, Accent Colours.

4.     Untuk memberikan bentuk nyata, pilih gaya SmartArt yang sudah ada. Klik pada galeri dan pilih Sunset Scene.

5.     dapat ditambah bayangan dalam bentuk dengan memilih bagian kiri bawah. Pada tab Format, pilih Shape Effects. Pilih Shadows, pilih sesuai dengan keinginan.

1.12.  Menggunakan Header dan Footers

Satu hal terakhir yang dapat ditambahkan adalah Header dan Footer. Biasanya Header dokumen akanmemilki judul dari dokumen dan/atau bab/bagian dari dokumen. Sedangkan Footer berisi halaman. Hal ini bukanlah peraturan baku dan dapat digabung sesuai selera:

1.     Pada tab Insert pilih Header. Hal ini akan membuka galeri dimana dapat dipilih header yang cocok. Pilih Annual Style. Hal ini akan membuat header pada seluruh halaman secara otomatis

2.     Beberapa gaya memiliki penempatan teks secara otomatis jika telah memasukkan data pada satu tempat akan otomatis dikenali dan dimasukkan ke tempat yang cocok.

3.     Untuk memasukkan footersama dengan memasukkan header. Ulangi proses dan tambahkan halaman ke footer.

1.13.  Memasukkan Tabel Referensi

Ada beberapa tabel referensi otomatis terdapat pada Word hal ini termasuk Daftar Isi, catatan kaki, kutipan, dan keterangan. Alat ini dirancang untuk membantu pengarang untuk mengikuti jejak referensi mereka. Alat ini digunakan ketika menyusun dan membuat tabel referensi. Yang perlu dilakukan hanya memasukkan tabelnya, Word akan melakukannya secara otomatis

1.14.  Daftar Isi

Pada fungsi ini terdapat heading dan sub heading. Untuk mengubah Format garis sehingga mencerminkan level heading, harus dipilih garisnya dahulu lalu klik pada level yang diinginkan pada galeri Style di tab Home. Word menyediakan lima level pada Gallery Style. Jika tidak menyukainya, dapat membuat sendiri. Hal ini dilakukan dengan membuat garis pada level yang diinginkan. Lalu membuat modifikasi yang diinginkan. Setelah selesai, dapat memperbaharui gaya heading dengan klik kanan pada heading, pilih update The Style atau menyimpan sebagai Quick New Style. Karena pada awal sudah menggunakan heading untuk membuat dokumen sehingga tidak perlu ke dokumen untuk memFormat heading, cara memasukkan daftar isi adalah:

1.     Pada halaman Content, pada tab Reference, klik Table of Contents. Hal ini kan membuka sebuah galeri dimana dapat memilih gaya tabel yang diinginkan. Pilih Automatic Table. Hal ini akan memasukkan tabel ke dalam halaman.

2.     Tabel sekarang siap untuk dimodifikasi atau dibiarkan.

3.     Pilih huruf Table of Content dan naikkan ukuran Font menggunakan tombol Grow Font pada tab Home. Naikkan menjadi 22pt.

4.     Kapan pun ingin melakukan perubahan dokumen, dapat selalu memperbaharui tabel dengan klik kanan pada tabel dan pilih Update Field.

5.     Font dan paragraf pada badan teks dapat dimodifikasi. Pilih semua text pada badan. Lalu pada tab Home, klik Line and Paragraph spacing. Lalu pilih 1,5. Hal ini akan membuat jarak antar baris menjadi 1,5 kali lebih besar.

1.15.  Kutipan dan Daftar Pustaka

 

 

Sebelum membuat tabel kutipan atau daftar pustaka, perlu menambahkan beberapa kutipan. Letakkan kursor setelah data teks yang ingin dikutip. Pada tab Reference klik Insert citation. Mari lihat beberapa contoh:

1.     Letakkan kursor di belakang garis pada Sales Performance. Lalu klik Insert citation pada tab Reference. Lalu Add New Reference.

2.     Jendela Create Source akan terbuka. Masukkan semua detail yang ada. Ketika selesai klik OK.

3.     Word akan menempatkan kutipan secara otomatis pada baris tersebut.

4.     Selanjutnya pergilah ke Sales Performance dan letakkan kursor di belakang garis. Laluklik Insert citation pada tab Reference. Maka dapat memilih kutipan yang dibuat sebelumnya.

Setelah selesai memasukkan semua kutipan, dapat dimasukkan daftar isi ke dalam daftar kutipan dan referensi:

1.     Pada akhir dokumen. Pada tab Reference pilih Bibliography. Hal ini akan membuka sub menu dan galeri. Pilih Bibliography.

2.     Word akan secara otomatis memasukkan semua kutipan dan referensi yang telah anda buat menjadi tabel. Seperti daftar isi, dapat diperbaharui tempat dan Format kapan pun

1.     Pilih objek atau gambar yang ingin diisi oleh keterangan. Lalu klik Insert Caption pada tab Reference. Hal ini akan membuka jendela Caption.

2.     Ketikkan deskripsi figure pada Caption Box. Word akan mengawasi jumlah dan referensi yang sudah dibuat.

3.     Hal ini akan membuat textbox pada bawah gambar dengan keterangan. Dapat ditempatkan keterangan pada beberapa lokasi, dapat diciptakan label sendiri jika tidak ada yang cocok. Cukup klik tombol New Label untuk melakukannya.

4.     Ulangi langkah di atas untuk semua figure dan tabel.

Mari masukkan Figur Tabel di bawah Daftar Isi:

1.     Ketikkan “Table of Figures” di bawah Table of Contents. Lalu klik Insert Table of Figures pada tab Reference. Hal ini akan membuka jendela Table of Figures. Pilih Format yang disukai lalu klik OK. Hal ini akan memasukkan Table of options.

2.      Ulangi untuk tabel.

1.6.     Membuat Dokumen Mirip Secara Cepat

Semua persiapan laporan tahunan telah selesai dan siap dikirimkan. Selanjutnya membuat undangan dan mengirim ke masing- masing orang menggunakan Mail Merge:

1.     Bukalah file bernama memo.docx. Ini adalah sebuah contoh yang biasanya digunakan untuk Internal Memos.

2.     Perlu dipersiapkan dokumen untuk menerima tempat dan data. Langkah pertama adalah menyambungkan database dalam dokumen. Pada latihan kali ini akan menggunakan Excel sebagai database.

3.     Pada tab Mailings, klik Select Recipients. Hal ini akan membuka sebuah sub-menu. Dapat dipilih dimana data berasal. New list (daftar baru), Existing list (data yang sudah ada), atau from Outlook (dari MicrosoftOutlook)

Jika klik pada Type New List, jendela akan muncul untuk memasukkan data. Ketika sudah memasukkan data dan klik OK, data tersebut akan disimpan pada file mdb (Access database file):

1.     Klik pada Use Existing List. Hal ini akan membuka jendela Select Data Source. Cari file dan klik Open. Pada latihan kali ini akan menggunakan buku kerja Excel. Pilih staff.xlsx.

2.     Sebuah jendela Select Table akan terbuka. Setiap buku kerja diperlakukan sebagai tabel pada database. Pilih Sheet1. Klik Ok.

3.    
Karena contoh sudah diFormat dan tempat yang cocok, tidak perlu menambahkan Address Block (tempat alamat) atau Greeting Lines (kata pembuka), hanya perlu menambahkan pada Data Fields. Data Fields digunakan untuk menandai dimana data muncul pada dokumen.

4.     Letakkan kursor pada sisi kanan “TO”. Pada tab Mailings, pilih Insert Merge Field. Hal ini akan membuka sebuah menu. Isi menu tersebut adalah isi dari Headings pada spreadsheet Excel. Dimana data tersebut yang diperlukan. Pilih “Name”. Hal ini akan memasukkan data field bernama name pada dokumen.

TO: •  + «Name»'}| TITLE: + «Titleo'}| ROOM: + «Office_hl o»'}| ADDRESS:—• «Address»']|   FROM: —• Office- Product Manager]| DATE: —• Monday, -11 June 2012T{ RE:• + ANNUAL -PERFORMANCE fKEETINGT{

M EETIN G IN VI TATI ONȚ|

Dear «Name»,$ The Office team would like to invite you to attend our Annual Performance M ee we will evaluate the performance of Partners ano Sales for our Region for the   The meeting will be held at the following time and place.§ Location: -• Frontier Building, Block G, Sky M eeting Room, 101

 

5.     Ulangi langkah-langkah berikut dan masukkan semua Data Fields. Jika ingin melihat gambaran dan mengecek. Klik pada tombol Preview Button

Langkah selanjutnya adalah membuat Internal Memos. Ada beberapa opsi untuk membuat Internal Memos. Jika memilih Edit Individual Documents, Word akan membuat dokumen sebagai halaman pada dokumen Word. Klik pilihan ini maka jendela Merge to New Document akan terbuka dan mendapatkan pilihan untuk menggabungkan semua, sekarang atau

sebagaian data. Klik OK, Word akan membuat sebuah dokumen baru seperti yang ada di contoh di bawah

Jika memilih Print Documents, Word akan langsung mencetak dokumen tersebut serta akan diberikan pilihan untuk memilih semua, sekarang atau sebagian data yang akan dicetak. Jika memilih Send E-Mail Messages, Word akan otomatis berkolaborasi dengan Outlook untuk membuat email dan alamat dari partisipan jika ada alamat emailnya

TUGAS

Buatlah dokumen deskripsi diri (curriculum vitae atau cover letter) menggunakan salah satu template yang tersedia pada aplikasi Microsoft Word (format bebas). Masukkan gambar yang diperlukan dalam template tersebut (termasuk tandatangan).

1.   Buat dokumen baru kemudian pilih dari template yangt tersedia

 

2.   Setelah memilih tekan create untuk langsung membuat dokumen dengan format yang dipilih

3.   Setelah dokumen dibuat masukkan gambar dengan menekan foto default dalam template dan melakukan insert picture, kemudian pilih dari penyimpanan foto yang akan dimasukkan

  

4.    Kemudian sesuaikan format foto dengan template dengan melakukan format painter

5.   Setelah itu isikan informasi dalam template sesuai denga napa yang kita inginkan

    

6.   Kemudian isikan tanda tangan dengan memasukkan gambar tanda tangan dari perangkat, jangan lupa lakukan penghapusan background, setelah itu masukkan dalam bagian tanda tangan

 

 

 

7.   Setelah itu maka cover letter sudah jadi

 

PENUTUP

1.   Kesimpulan

Setelah melaksanakan kegiatan praktikum Pengantar Teknologi Informasi pada pokok bahasan manajemen dokumen dengan Microsoft Word, maka dapat diambil kesimpulan:

 

Microsoft Word merupakan aplikasi pengeditan surat dan dokumen yang sangat lengkap, dimana dapat dilihat dari fiturnya yang mampu menggunakan berbagai style dan fungsi unik seperti menulsikan referensi, tabel, catatan kaki, dll

 

2.   Saran

Adapun saran untuk praktikum kali ini adalah:

a.   Saya harap tugas dan modul praktikum dapat di berikan ke mahasiswa dengan lebih tepat waktu sehingga pengerjaan laporan bisa lebih optimal.

DAFTAR PUSTAKA

-        MODUL PRAKTIKUM PTI 01 - Manajemen Dokumen Dengan Microsoft Word

-        https://www.advernesia.com/blog/microsoft-word/pengertian-microsoft-word-dan-fungsinya/